Wat betekent de nieuwe privacy-wetgeving (AVG) voor verenigingen?

De afgelopen maanden is veel gesproken over de nieuwe privacywet. Het is een belangrijk onderwerp, ook voor (sport)verenigingen.

Zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens

Vanaf 25 mei 2018 geldt in de hele Europese Unie dezelfde privacywetgeving, namelijk de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming). Door de digitalisering worden steeds meer persoonsgegevens verzameld, verwerkt, opgeslagen en gedeeld. Het is daarom van groot belang dat er zorgvuldig wordt omgegaan met deze gegevens. Door de invoering van deze wet nemen de verantwoordelijkheden van alle organisaties toe, ook die van verenigingen. Zij moeten kunnen aantonen dat ze aan de nieuwe wet voldoen. Mocht bij een controle door de Autoriteit Persoonsgegevens blijken dat de AVG niet nageleefd wordt, dan kunnen er fikse boetes volgen.

Waar kun je aan denken?

Er zijn veel thema’s waar sportverenigingen rekening mee zullen gaan houden. We noemen hier een aantal belangrijke punten. Het verwerken van persoonsgegevens staat centraal bij de nieuwe privacywet. Het gaat erom dat verenigingen vastleggen hoe zij omgaan met persoonsgegevens van haar leden en dat ze kunnen aantonen dat ze toestemming van haar leden hebben gevraagd voor het verzamelen en bewaren van deze persoonsgegevens. Verenigingen hebben bijvoorbeeld een ledenbestand waar persoonsgegevens in verwerkt zijn. Hierin mogen alleen noodzakelijke gegevens van leden verzameld worden en tevens moeten deze volgens een specifiek doel worden beschreven. Daarnaast is het de bedoeling dat de persoonsgegevens van leden up-to-date zijn en deze niet langer bewaard mogen worden dan noodzakelijk. Naast de verwerking van persoonsgegevens kun je bijvoorbeeld ook denken aan foto’s of filmpjes die worden gemaakt van leden tijdens een wedstrijd of training en die worden geplaatst op de social media kanalen van de vereniging. Hiervoor is expliciete en aantoonbare toestemming nodig van de leden en bij minderjarigen van de ouders. Dit zijn concrete voorbeelden van de nieuwe privacywetgeving. Wat het nog meer met zich meebrengt wordt inzichtelijk met een handig stappenplan.

Handig stappenplan

Stichting AVG heeft een stappenplan ontwikkeld dat verenigingen helpt bij de implementatie van de nieuwe wetgeving. Dit is een online platform waar verenigingen door middel van filmpjes, voorbeelddocumenten en schriftelijke uitleg het stappenplan succesvol kunnen doorlopen. Dit stappenplan is te vinden op www.avg-programma.nl.

Om dit stappenplan te doorlopen, is een licentie nodig. Deze licentie kunt u in veel gevallen bij de bond aanschaffen. SSNB heeft alle gemeenten in Noord-Brabant een aanbod gedaan voor het verzorgen van een workshop over dit thema. In de volgende gemeenten wordt de workshop aangeboden:

  • Gemeente Altena (voor verenigingen in Werkendam, Aalburg en Woudrichem): woensdagavond 16 mei
  • Vught (14 mei)
  • Roosendaal (22 mei)
  • Geertruidenberg (23 mei)

Bij vragen kunt u natuurlijk altijd contact met ons opnemen. Wij helpen u graag verder. Indien wij uw vragen niet direct kunnen beantwoorden, zullen wij u doorverwijzen naar de juiste specialisten.

Nabil Bouchlal Manager SSNB Personeelsdiensten
Contactformulier

Ik schrijf me in voor de nieuwsbrief van SSNB

Top