Leden/vrijwilligers

Zorg ervoor dat de leden en vrijwilligers weten wat er binnen de vereniging speelt en voor welke uitdagingen de club staat. Het is van groot belang om juist nu met hen in contact te blijven. Communiceer eventuele keuzes en beargumenteer deze. Probeer uw leden ergens tegemoet te komen, mee te denken en mee te bewegen. Creëer solidariteit en zorg dat u ze aan boord houdt. Dat kan door toegevoegde waarde te bieden.

Tips:

  • U bent juridisch niet verplicht de contributie terug te betalen. U kunt ook gewoon contributie blijven innen, ook al voelt dat niet comfortabel. Communiceer hierover open met uw leden en leg uit dat u dit doet om niet in financiële problemen te komen. Vraag om begrip in het belang van het voortbestaan van de vereniging.
  • U kunt de jaarlijkse ALV laten doorgaan. Er is een noodwet aangenomen die het mogelijk maakt om de jaarlijkse ALV digitaal (uitsluitend via livestream, audio of video) te organiseren. Kijk hier voor de meest recente informatie. Ook kunt u de termijn voor het houden van een ALV en de termijn voor het opmaken van de jaarrekening uitstellen.
  • Sportscholen die gesloten moeten blijven kunnen online toch hun klanten blijven bereiken. Door trainingen en work-outs aan te bieden via YouTube, Instagram en Facebook. Deze sportscholen zijn daar al actief mee bezig: Ready4More, Sportclub ExcersiseSportcenter Allround
  • Organiseer een webinar voor uw leden waarin u online live een toelichting geeft op de situatie van uw vereniging en uw leden de ruimte geeft daarover vragen te stellen. Dat kan o.a. via Zoom en Microsoft Teams.
  • Verdiept u zich eens in het fenomeen esports (online sporten in competitief verband middels videogames) of neem hierover contact op met uw sportbond. Misschien zijn er voor uw sport online games die u leden kunt aanbieden en waarmee u een interne competitie kunt starten. Een mooie manier om uw leden bij uw club betrokken te houden en jongeren aan uw club te binden.
  • Communiceer en breng nieuws naar buiten. Doe dat zo persoonlijk mogelijk. Mensen voelen zich gewaardeerd, kunnen hun verhaal kwijt (dat wellicht nog nuttige informatie oplevert) en kunnen eventuele vragen meteen stellen.
  • Doe aan klantenbinding/pak uw maatschappelijke rol. Op die manier werkt de vereniging mee aan een inclusieve samenleving en thema’s als eenzaamheid en leefbaarheid. Bezoek leden uit de kwetsbare doelgroepen (waaronder ouderen en mensen met een beperking) thuis. Ga in gesprek, maak een ommetje of beweeg in de tuin of in huis.
  • Denk na over mogelijke vormen van tegemoetkoming (nu of op een later moment), bijvoorbeeld de mogelijkheid om materialen te lenen.
  • Overweeg om deze zomer niet of korter te sluiten, zodat leden de ‘gemiste tijd’ kunnen inhalen.
  • Bied online work-outs/trainingen/oefeningen aan via Skype, ZOOM, Trello of plaats filmpjes op social media.
  • Organiseer een online borrel, pubquiz, bingo, thuiswedstrijdje etc.
  • Daag uw leden uit door middel van challenges voor thuis.
  • Houd uw business model (inkomsten uit lidmaatschappen, horeca en sponsoring versus kosten van medewerkers, leveranciers, onderhoud etc.) tegen het licht.

Medewerkers

Heeft u betaalde medewerkers in dienst? Ga dan met hen in gesprek om te kijken wat de mogelijkheden zijn.

Tips:

  • Sommige medewerkers zijn mogelijk bereid voor een bepaalde tijd af te zien van (een gedeelte van) hun vergoeding. Vaste reiskosten kunt u uiteraard stopzetten zolang de betrokken medewerker deze kosten niet meer maakt.
  • Ga in gesprek met medewerkers die nog maar een contract hebben voor een paar maanden. Wellicht zijn ze bereid de overeenkomst eerder te beëindigen.
  • Zijn er mogelijkheden om betaald kader in te zetten bij relaties die nu handjes tekort komen en/of ter ontzorging van de vitale sector?
  • Adviseer trainers om zichzelf te ontwikkelen als ze tijd over hebben door het wegvallen van trainingen. Denk aan inspiratie om de trainingen nog leuker te maken, trainingen over hoe om te gaan met lastig gedrag van sporters, YouTube video’s over trainen en coachen, lees boeken over lesgeven en training geven, etc.

Sponsoren

Houd ook uw sponsoren in deze tijd betrokken bij uw club. Blijf met hen in contact en zorg dat zij op een andere manier toch exposure krijgen/meerwaarde voelen.

Tips:

  • Maak filmpjes waarin de sponsoren bedankt worden voor hun steun.
  • Breng de producten/diensten van de sponsoren onder de aandacht op social media.
  • Onderzoek of leden, vrijwilligers of trainers iets kunnen betekenen voor de sponsoren zoals het inpakken of bezorgen van producten, een handje helpen bij onderhoudswerkzaamheden, etc.

Gemeente

De Coronamaatregelen zijn vanaf 28 april enigszins versoepeld voor sportverenigingen, basisscholen en kinderopvang. Het gaat hier o.a. om trainen met inachtneming van de corona-voorschriften. Dit moet echter strak gemanaged worden. De regie en handhaving van de protocollen is een taak van de gemeente. Het advies is om een bestuurslid aan te wijzen als ‘Corona-aanspreekpunt’ binnen de vereniging voor de gemeente en boa’s.  Zie ook: ‘Wat nu we weer mondjesmaat mogen sporten’.

Tips:

  • Stel per vereniging één Corona-aanspreekpunt aan voor het lokaal sportbedrijf en de gemeente en een tweede persoon die zichtbaar bij de vereniging en tevens contactpersoon voor de boa is.
  • Laat niet alle trainingen tegelijk beginnen, maar bijvoorbeeld om het kwartier
  • Behoud kiss & ride (parkeerplaatsen zo dicht mogelijk bij de vereniging) voor aan de ouders van de allerkleinsten die weggebracht worden, zodat ze de weg naar de vereniging niet te ver alleen hoeven af te leggen.

Bestuur

Het werk van verenigingsbesturen wordt steeds complexer. Uitdagingen als deze Coronacrisis maken het er niet gemakkelijker op. Deze uitdagingen vragen het nodige van uw tijd, maar openen op andere vlakken wellicht deuren naar nieuwe kansen en mogelijkheden. Herijk ook uw prioriteiten.

Tips:

  • Denk out of the box en niet vanuit beperkingen en richtlijnen. Organiseer als vereniging eens een online brainstorm-sessie voor bestuursleden en een paar denkkrachten uit de vereniging. En als er een goed idee is, waarbij het in eerste instantie lijkt dat het niet past binnen de door de gemeente gestelde richtlijnen, zoek dan contact met de ambtenaar sport. In onderling overleg worden bij hele goede ideeën weleens uitzonderingen gemaakt.
  • Denk met elkaar na over zaken als: team & samenstelling van het bestuur, structuur & werkwijze, leiderschap & talentontwikkeling en imago & uitstraling. Alles in de context van beleid, maatschappelijke relevantie en rol van de vereniging.
  • Neem uw communicatiebeleid nog eens onder de loep. Kijk naar de inzet van diverse communicatiekanalen om de vereniging en de activiteiten die worden georganiseerd meer zichtbaar te maken, met als doel binding en interactie met de doelgroep bevorderen.
  • Denk na over welke maatschappelijke rol de vereniging wil spelen, tijdens en ook juist na het Coronatijdperk.