Q: Ik heb geen of weinig tijd, hoe richt ik monitoring en evaluatie dan in?
A: Dit is een herkenbare uitdaging. Binnen SSNB hebben we gemerkt dat het inzetten van monitoring en evaluatie pas echt op gang komt als er iemand is die dit actief oppakt en begeleidt. Daarom is er een expert monitoring en evaluatie aangesteld. Die rol helpt om structuur aan te brengen, keuzes te maken in wat je wel en niet meet en om mensen te ondersteunen bij een taak waar ze vaak minder ervaring mee hebben of die als minder leuk wordt ervaren. Juist daardoor wordt het behapbaar en gaat het daadwerkelijk lopen in de praktijk.
Daarnaast kijken we naar manieren om het zo eenvoudig mogelijk te organiseren. We werken bijvoorbeeld met vaste meetmomenten, zoals meetweken. In die weken wordt gericht informatie opgehaald, waardoor het meten niet continu tussendoor hoeft, maar geconcentreerd plaatsvindt op duidelijke momenten.
Ook werken we met herbruikbare vragenlijsten op een aantal thema’s. Daardoor hoef je niet steeds opnieuw iets te ontwikkelen en kun je sneller aan de slag.
Tot slot is er een structureel M&E-overleg waarin we met elkaar ervaringen delen en van elkaar leren. Dat helpt om niet allemaal zelf het wiel uit te vinden en om samen stappen te zetten.
De belangrijkste stap is dus niet meer doen, maar het slimmer organiseren en zorgen dat je er niet alleen voor staat.
Q: Vraag: Wat mis je als je monitoring en evaluatie alleen incidenteel inzet?
A: Als monitoring en evaluatie incidenteel wordt ingezet, krijg je vooral losse momentopnames. Je ziet wat er op dat moment gebeurt, maar niet hoe dingen zich ontwikkelen door de tijd heen.
Daarnaast ontbreekt vaak de structuur. Doordat meten geen vast onderdeel is van de werkwijze, wordt het makkelijker om het uit te stellen of te vergeten. Als je er dan weer mee aan de slag gaat, is het vaak onduidelijk waar je moet beginnen en wat je precies wilt weten.
Dat kan ertoe leiden dat er veel wordt gemeten zonder duidelijke focus, of juist dat er helemaal niets gebeurt. In beide gevallen ontstaat weinig bruikbare informatie en zie je door de bomen het bos niet meer.
Binnen SSNB zien we juist de meerwaarde van meer structureel meten, bijvoorbeeld door te werken met terugkerende meetmomenten. Daarmee wordt het mogelijk om ontwikkelingen te volgen en beter te onderbouwen of een aanpak effectief is.
Daarnaast helpt een meer structurele aanpak om resultaten tussen gemeenten te vergelijken en van elkaar te leren. Zonder die structuur blijft veel kennis versnipperd en wordt het lastiger om gericht bij te sturen.
De kern is dat monitoring en evaluatie geen los onderdeel moet zijn, maar een logisch onderdeel van de werkwijze. Niet meten om het meten, maar meten met een duidelijk doel.
Q: Ik heb collega’s, uitvoerenden of partners nodig voor de juiste informatie, hoe doe ik dat?
A: Monitoring en evaluatie is iets wat je samen doet, maar in de praktijk heeft niet iedereen dezelfde behoefte aan informatie. Een gemeente wil vaak inzicht in beleidsdoelen en verantwoording, een uitvoerende organisatie wil weten of de aanpak werkt, en buurtsportcoaches willen vooral weten wat er in de praktijk goed gaat en wat beter kan.
Daarbij is het belangrijk om het gesprek te voeren: wat willen we weten en waarom? Als mensen zich herkennen in die vragen, groeit de bereidheid om informatie aan te leveren.
Een belangrijk onderdeel is ook het zichtbaar maken van wat de informatie oplevert. In Roosendaal is daar bijvoorbeeld een mooi voorbeeld van: daar worden resultaten en verhalen gebundeld in een magazine, waarin het werk van de buurtsportcoaches op een toegankelijke manier wordt gepresenteerd. Dat laat niet alleen zien wat er gebeurt, maar ook wat het oplevert en waarom het waardevol is.
Op die manier dient monitoring en evaluatie niet alleen als input voor beleid en bijsturing, maar ook als middel om het verhaal achter het werk te vertellen. Het maakt zichtbaar waar je trots op kunt zijn en geeft erkenning aan de inzet van buurtsportcoaches.
Q: Ik ben bang dat met monitoring en evaluatie eruit komt dat we dingen niet goed doen, hoe ga ik daarmee om?
A: Deze zorg komt regelmatig terug en is begrijpelijk. Monitoring en evaluatie wordt vaak gezien als een manier om te beoordelen, terwijl het juist bedoeld is om te leren.
Binnen SSNB proberen we daarom een benadering te stimuleren waarin het niet gaat om goed of fout, maar om inzicht krijgen in wat werkt en wat beter kan. Het is normaal dat niet alles direct het gewenste effect heeft. Door dat zichtbaar te maken, ontstaat juist de mogelijkheid om bij te sturen en gerichter te werken.
Tegelijkertijd zien we in de praktijk dat activiteiten soms worden voortgezet omdat ze al jaren zo worden uitgevoerd. Monitoring en evaluatie helpt om daar kritischer naar te kijken. Niet vanuit het idee dat iets ‘niet goed’ is, maar vanuit de vraag of het nog bijdraagt aan het doel dat je wilt bereiken.
Juist in een context waarin tijd en middelen onder druk staan, wordt het steeds belangrijker om bewuste keuzes te maken. Dat betekent ook dat je soms moet durven stoppen met activiteiten die weinig opleveren, en tijd en energie moet inzetten op wat aantoonbaar beter werkt.
In andere sectoren is het vanzelfsprekend om regelmatig te kijken naar effectiviteit en efficiëntie. In het sport- en beweegdomein zetten we daar steeds meer stappen in. Monitoring en evaluatie helpt om dat op een onderbouwde en zorgvuldige manier te doen.
Een open leerhouding blijft daarbij belangrijk. Niet om af te rekenen, maar om samen te blijven verbeteren en de impact van het werk zo groot mogelijk te maken.
Q: Waarom zou je als gemeente tijd investeren in monitoring en evaluatie als je al weet wat je doet?
A: Binnen SSNB zien we dat gemeenten en buurtsportcoaches vaak goed zicht hebben op wat ze doen: activiteiten, doelgroepen en samenwerkingen. Waar het vaak minder scherp in beeld is, is wat die inzet precies oplevert in relatie tot beleidsdoelen.
Daarom zijn we binnen SSNB bezig om monitoring en evaluatie meer te koppelen aan die doelen. We stimuleren gemeenten en buurtsportcoaches om vanuit een Theory of Change te werken, waarbij je expliciet maakt welke verandering je wilt bereiken en hoe activiteiten daaraan bijdragen.
Op die manier ontstaat er meer inzicht in wat werkt, voor wie en onder welke omstandigheden. Dat helpt gemeenten om gerichter keuzes te maken en beter te onderbouwen waarom bepaalde inzet wordt voortgezet of aangepast.
Voor buurtsportcoaches zelf is dit ook waardevol. Door structureel te reflecteren op hun activiteiten en ervaringen van deelnemers mee te nemen, krijgen zij beter zicht op wat in de praktijk werkt en waar nog kansen liggen.
Een voorbeeld hiervan is valpreventie. Het is waardevol om te weten hoeveel trajecten er zijn uitgevoerd, maar uiteindelijk wil je vooral weten wat het effect is voor deelnemers. Voelen zij zich zekerder bij het bewegen, zijn zij zelfredzamer geworden en bewegen zij vaker of ervaren zij minder eenzaamheid? Juist dat soort inzichten helpen om beter te begrijpen wat een traject daadwerkelijk oplevert.
Het gaat dus niet om controleren wat je al doet, maar om samen beter begrijpen wat het effect daarvan is en hoe je dit kunt versterken.
Q: Wanneer is monitoring en evaluatie eigenlijk ‘goed genoeg’ en wanneer wordt het te uitgebreid?
A: Binnen SSNB zoeken we naar een aanpak waarbij monitoring en evaluatie ondersteunend is aan de praktijk en niet te veel extra belasting oplevert. Goed genoeg betekent dat je informatie verzamelt die helpt om keuzes te maken, zonder dat het onnodig veel tijd kost.
We werken toe naar een basis met herbruikbare vragenlijsten op een aantal thema’s en vaste meetmomenten. Binnen die thema’s denken we na over wat je als gemeente eigenlijk wilt kunnen laten zien. Bijvoorbeeld bij inclusie en diversiteit, bewegend leren of valpreventie: welke verandering wil je zien en hoe kun je dat zichtbaar maken in de praktijk?
Bij bewegend leren wil je bijvoorbeeld niet alleen weten hoeveel lessen er zijn gegeven, maar vooral of het aanslaat. Hebben kinderen meer plezier in bewegen, bewegen ze vaker en zie je iets terug in hun leerprestaties?
Bij inclusie en diversiteit gaat het erom of je iedereen bereikt en of iedereen daadwerkelijk mee kan doen. Worden drempels om te sporten en bewegen verminderd en voelen mensen zich welkom om deel te nemen?
Die vertaalslag gebruiken we om gerichte vragen te formuleren, zodat we niet alleen ophalen wat er gebeurt, maar ook beter inzicht krijgen in wat het oplevert. Op die manier ontstaat stap voor stap meer samenhang in de informatie die we verzamelen.
Het wordt te uitgebreid wanneer er meer wordt gemeten dan nodig is of wanneer de uitkomsten niet worden gebruikt. Daarom blijft de kern: vooraf bepalen wat je wilt weten en wat je met die informatie gaat doen.
Q: Hoe zorg je dat monitoring en evaluatie niet alleen voor verantwoording wordt gebruikt, maar ook echt helpt bij sturen en verbeteren?
A: Dit begint bij de manier waarop je monitoring en evaluatie benadert. Als je alleen achteraf kijkt naar wat er is gedaan, blijft het vaak bij verantwoording.
Binnen SSNB stimuleren we om vooraf na te denken over doelen en gewenste veranderingen, bijvoorbeeld met behulp van een Theory of Change. Vanuit daar kun je gerichter bepalen wat je wilt meten.
Daarnaast is het belangrijk om de uitkomsten actief te gebruiken. Dat betekent dat resultaten niet alleen in rapportages terechtkomen, maar ook worden besproken met buurtsportcoaches en gemeenten.
Juist in die gesprekken ontstaat inzicht in wat goed gaat, waar bijsturing nodig is en welke keuzes gemaakt kunnen worden. Zo groeit monitoring en evaluatie van een verantwoordingsinstrument naar een hulpmiddel om te leren en te verbeteren.
